E-poçt, kağız məktublar üzərində üstünlüklərinin çoxluğuna görə çoxdan əsas ünsiyyət növlərindən birinə çevrilmişdir. Bununla belə, bir çox digər texnoloji yeniliklər kimi, bu rabitə növünün də öz qaydaları var. İnternet poçtu vasitəsilə ünsiyyət həyatın bir çox sahələrinin ayrılmaz hissəsinə çevrilməsinə baxmayaraq, əksər istifadəçilər e-poçtun tərkib hissələrinin nədən ibarət olduğu sualına cavab verə bilməyəcəklər.
İstifadəçi baxımından e-poçt strukturu
E-poçt mesajları həm oxşardır, həm də köhnə nəslə tanış olan kağız məktublardan çox fərqlidir. Lakin e-poçt xidmətindən asılı olmayaraq, e-poçt strukturu həmişə eynidir. Gəlin e-poçtun komponentlərini sadalayaq və onların hər birini qısaca təsvir edək:
- "Kimə" sahəsi. Bu sahədə alıcının ünvanı var. Bir neçə alıcı varsa, onları nöqtəli vergüllə ayırın.
- "Mövzu" sahəsi. Bir çox poçt xidmətlərində bu, məcburi hesab olunur. Mövzu düzgün göstərilibsə, istifadəçilər məktubu tapmaq daha asan olacaq.
- Məktubun əsas hissəsi. E-poçtun əsas mətni əsas mətndən ibarətdir.
Gizli e-poçt komponentləri
Biz məktubun görünən strukturuna baxdıq. Lakin çılpaq gözlə görünən elementlərə əlavə olaraq, aşağıdakı sahələr də e-poçtun komponentlərinə aid edilə bilər:
- kimdən (bu sahə avtomatik doldurulur);
- surəti (əsas ünvana əlavə olaraq məktubun surəti başqasına göndərilir);
- kor nüsxə (məktubun surətinin əsas ünvan sahibinə bildirilmədən göndərilməsi lazım olduqda istifadə olunur);
- qoşmalar.
Texniki baxımdan e-poçt komponentləri
Texniki baxımdan istənilən e-poçta aşağıdakı komponentlər də daxildir:
- Başlıqlar və ya onlar da adlandırıldığı kimi SMTP protokolunun zərfləri. Bu başlıqlar e-poçtun mətninə daxil edilə bilər və ya olmaya da bilər. Yəni, poçt serverində mesajın mətnində göstəriləndən daha çox məlumat olduqda bir vəziyyət mümkündür. Başlıqda göndərənin, alıcının ünvanları və göndərən hostun ünvanı var.
- SMTP protokollarının dilində olan mesajın özüData adlanır. O, öz növbəsində aşağıdakılara bölünür:
- məktubun başlığı - kağız poçta bənzətməklə, məktubun keçdiyi poçt serverləri haqqında məlumatları və bəzi digər məlumatları ehtiva edir;
- məktubun əsas hissəsi - məktubun özünün mətni.
İş yazışmaları üçün e-poçt strukturu
Əgər indiyə qədər texniki baxımdan e-poçtun strukturundan danışırdıqsa, indi işgüzar yazışmalar üçün yaxşı yazılmış e-poçtun elementlərinə baxaq, çünki özünə hörmət edən hər bir şirkət tələblərə əməl etməyə çalışır. ümumi qəbul edilmiş rabitə standartları ilə.
Elektron mesajların çoxlu sayda müxtəlif təsnifatları olsa da, dizayn strukturuna görə onlar iki qrupa bölünür. Birinci qrup ünsiyyət məktublarıdır, iş zamanı istifadə olunur. İkincisi, razılıq məktublarıdır: görüşü yekunlaşdıran mesajlar, işin başa çatması üçün son tarixləri və tərəflərin hər birindən tələb olunan hərəkətləri aydınlaşdırmaq üçün digər vacib aspektləri göstərir.
Hər bir e-poçt növünün komponentlərini ayrıca sadalayaq.
Məktub rabitəsi
Onun strukturuna aşağıdakılar daxil olmalıdır:
- E-poçtun mövzusu. Bu sahədə ən yaxşısı ev sahibindən nə gözlədiyinizi, məsələn, görüşün vaxtı barədə razılığa gəlmək, nəzərə alınacaq məsələlərin siyahısı və s. kimi şeyi göstərməkdir.
- Salamlar. Məktubun bir neçə şəxsə göndərilməsi nəzərdə tutulsa belə,işgüzar ünsiyyət etikası ünvanlıların məcburi salamlaşmasını nəzərdə tutur.
- Mesaj məzmunu. Sorğunu mümkün qədər konkret şəkildə təsvir edən e-poçtun faktiki mətni.
- Korporativ imza. Çoxlarının unutduğu bir məqam. Düzgün tərtib edilmiş imza şablonuna müəllifin tam adı və vəzifəsi, onun əlaqə məlumatları (telefon nömrəsi, şirkətin veb saytına keçidlər, e-poçt və s.) daxildir. İmza təşkilatın qəbul etdiyi qayda və qaydalardan asılı olaraq dəyişə bilər.
- "To" və "Cc" sahələri. Onlar bir səbəbdən axırıncı siyahıya salınıblar - onları sonuncu yerə doldurmaqla siz yarımçıq və ya təsdiqlənməmiş mesaj göndərmək imkanını istisna edəcəksiniz.
Razılıq məktubu
Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, bu tip elektron mesaj görüşün nəticələrini yekunlaşdırmaq, hər bir tərəf üçün fəaliyyət planını göstərmək və son tarixləri müəyyən etmək üçün istifadə olunur. Bu cür məktublar görüşlərin bir növ “protokolu”dur və informasiyanı rahat şəkildə strukturlaşdırmağa imkan verir. Bu tip məktub plana uyğun olaraq qurulur:
- Salamlar. Məktubda ümumiləşdirilmiş yığıncaq iştirakçılarının sayı azdırsa, siz hər kəsi adla sadalaya və ya ümumiləşdirilmiş salamlama növündən istifadə edə bilərsiniz.
- Nəticələri məktubda ümumiləşdirilən görüşün məqsədini təkrarlayın.
- Görüş zamanı müzakirə olunan məsələlərin siyahısı. Hər bir məsələ üçün razılaşmalar, qərarlar və icra müddətləri göstərilir.
- Təcili həllini tələb etməyən, lakin diqqətdən kənarda qalmamalı olan problemlərin siyahısı.
- Görüş iştirakçılarının fikrini aydınlaşdırmaq - hər şey nəzərə alınıbmı?
- Şablon imzası.
